As operações logísticas podem demandar uma quantidade grande de processos. Se considerarmos que o transporte de cargas é uma das principais atividades do país, o cenário fica ainda mais complexo. É por isso que itens como o romaneio de carga se tornam tão importantes no quesito organização, sendo considerado uma boa prática no setor.
Mas o que é o romaneio de carga? Como ele deve ser feito? Quais são os benefícios do seu uso? Para responder a essas e outras dúvidas, nós criamos este miniguia sobre o assunto. Confira.
O que é romaneio de carga e qual a sua importância?
O romaneio é o documento que garante a organização e o controle da carga. Ou seja, ele detalha o que está sendo transportado, descrevendo itens como volume, quantidade e outras características específicas.
Por concentrar todas as informações sobre o frete, o romaneio de carga torna os processos de embarque e desembarque de mercadorias mais rápidos e com menores ocorrências de erros.
Sendo assim, é importante na prevenção, inclusive no que diz respeito a roubos de cargas, e dinamismo da atividade, aumentando a produtividade. O romaneio se tornou tão relevante no setor que, mesmo o comércio internacional, exige uma versão do documento, chamado de packing list.
Como deve ser feito?
Não existe uma lei ou código que especifique como deve ser feito o romaneio. A emissão pode ser realizada por meio de uma planilha simples ou de um software automatizado. Porém, mesmo não havendo determinações específicas, existem algumas informações que são padrão, como:
- identificação dos volumes;
- notas fiscais presentes;
- quantidade de produtos;
- detalhes sobre peso, volume, dimensões e total da carga;
- tipo das embalagens (paletes, caixas, fardos etc.).
A emissão do documento
Em primeiro lugar, vamos rever alguns aspectos do romaneio apresentados até aqui. Os seus dados descrevem as mercadorias embarcadas no caso de frete fracionado ou a carga unitária para o frete lotação.
Agora, imagine que uma indústria dispõe de frota própria para distribuir os seus produtos. Nessa situação, cabe ao fabricante criar o romaneio de carga, além dos demais documentos fiscais que acobertam essa transação.
Já no caso de uma transportadora, o processo é diferente. A primeira etapa é coletar as mercadorias em cada cliente programado para essa rota. A etapa seguinte é retornar ao pátio da transportadora para a pesagem e a emissão do CT-e.
Nesse momento é emitido o romaneio de carga referente à carga consolidada, de acordo com a localidade das entregas. Afinal, esse documento é exigido, uma vez que o caminhão contém mercadorias que saíram de fornecedores distintos com destino a múltiplas empresas.
A penalidade cabível nos casos de infração
O responsável pela carga estará cometendo uma infração quando deixar de emitir ou não apresentar esse documento dentro do prazo requerido. Essa exigência é ainda mais rígida em transações de instrução da declaração aduaneira, ou seja, importação e exportação. Atualmente, o valor a multa para a empresa está fixado em R$500,00 por infração.
Qual a diferença entre o romaneio de carga e o MDF-e?
Outra nomenclatura utilizada para designar o romaneio é o termo em inglês packing list, ou seja, essa é uma lista que contém informações importantes sobre a carga. Porém, o seu conteúdo é utilizado para simples conferência da carga nos postos de fiscalização ou no momento do embarque e desembarque.
Já o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é de emissão obrigatória por transportadoras e empresas que utilizam frota própria para a movimentação de mercadorias. Inclui os serviços de transporte pelos modais:
- rodoviário;
- aéreo;
- ferroviário;
- aquaviário.
Isso ocorre sempre que a carga embarcada for composta por pedidos com múltiplas notas fiscais e conhecimentos de transporte. Inclusive, a alteração mais recente na legislação determina que deve-se emitir um MDF-e por estado, caso os destinatários sejam descarregados em estados diferentes.
Quais os benefícios de utilizar o romaneio de cargas?
A utilização dessa ferramenta contribui para tornar o transporte de mercadorias cada vez mais qualificado e eficiente desenvolvendo, assim, um diferencial competitivo. Conheça vantagens de fazer uso desse documento no transporte das suas cargas!
1. Ajuda na prestação de contas do motorista
O motorista é o principal responsável pelos produtos quando o caminhão está fora da empresa. Na chegada ou na saída, ele precisa prestar contas sobre a carga que está carregando. Utilizando duas vias do romaneio (uma mantida com o motorista e outra com a empresa), esse processo ficará mais fácil de controlar e dará ao motorista maior segurança na hora da descrição do serviço.
Ao retorno das entregas, também é possível comparar a listagem de mercadorias no packing list com os comprovantes de entrega assinados pelo destinatário. Com isso, há um controle das entregas com sucesso e dos itens que foram devolvidos por causa de eventuais erros.
2. Melhora a relação com os clientes
Sabemos que o romaneio é a descrição detalhada da carga enviada. Para empresas que automatizam e integram os processos, essas informações podem ser colocadas no site da organização, permitindo que os clientes tenham acesso privilegiado, melhorando o relacionamento e a confiabilidade. Além de poder gerar KPIs para acompanhar os resultados.
3. Auxilia nos processos com seguradoras
A operação de transportes é permeada por riscos que afetam o desempenho da empresa significativamente. A condição precária das estradas, acidentes e atuação de quadrilhas de roubo de cargas tornam o trajeto inseguro e causam prejuízos. Como esse tipo de sinistro, geralmente, é coberto por apólices de seguro, a transportadora está resguardada, pois há um registro das cargas embarcadas.
Antes de cobrirem os prejuízos, as seguradoras realizam vários processos burocráticos e exigem uma quantidade considerável de documentos, entre eles está o romaneio. Por isso, se o documento não existir, corre-se o risco de ter o pagamento atrasado ou mesmo não liberado.
4. Propicia o compartilhamento de informações
A relação entre fornecedores, transportadoras e clientes deve ser integrada para possibilitar o compartilhamento de informações relacionadas ao envio dos pedidos. Por isso, o romaneio pode ser disponibilizado eletronicamente e apresentar as informações de rastreamento do veículo.
Essa opção possibilita o acompanhamento do progresso da entrega, bem como oferece uma estimativa da data de recebimento. Essa é uma competência importante, pois a transparência dos processos aumenta o nível de confiabilidade entre os envolvidos, reforçando a segurança dessa transação.
A utilização do romaneio de carga é uma das formas mais inteligentes de proteger o frete e, até mesmo, os colaboradores envolvidos em seu transporte. Claro, o caminhão não estará livre de roubos e furtos, porém, os processos subsequentes serão facilitados.
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