O estoque pode ser causa de lucro ou prejuízo para uma empresa, dependendo do modo como ele é administrado. Geralmente, a falta de uma gestão adequada gera desperdícios diversos e afeta o relacionamento com o cliente.

Conhecendo o que não deve ser feito, o gestor terá uma base muito mais sólida para otimizar sua administração. Abaixo, você encontrará os 7 erros que devem ser evitados na sua gestão de estoque!

1. Não realizar o inventário

Ainda é comum alguns gestores desconsiderarem o inventário. Entretanto, ele precisa ser feito periodicamente e da maneira certa. Quando não é feito (ou se faz de forma incorreta), a capacidade de negociar acaba ficando mais restringida. Além disso, essa atitude mostra pouco engajamento do gestor com as propostas de desenvolvimento econômico da empresa.

Para fazer o inventário corretamente é preciso dispor de alguns conhecimentos e contar com um sistema automatizado que permita uma conferência mais precisa. Caso essa tarefa seja delegada a alguns funcionários, é importante que eles estejam habilitados para ela e que sejam pouco, no máximo dois.

2. Não usar um software de gestão de estoque

A tecnologia certamente pode ser uma grande aliada e desconsiderar isso é um erro que pode custar caro para a empresa. Os sistemas automatizados permitem controle otimizado sobre o estoque. Os inventários, como foi dito, são realizados com mais precisão. Os softwares também emitem relatórios detalhados que fornecem informações confiáveis para a tomada de decisão. 

Bons softwares permitem mais agilidade na execução das tarefas, a identificação rápida dos itens estocados, reduzem as chances de erros e tornam mais fácil o controle de entrada e de saída de produtos.

Muitos alegam que a aquisição de sistemas automatizados envolve custos muito altos. Hoje, eles não são mais tão altos como há alguns anos, pois se tornaram populares e os desenvolvedores de softwares procuram oferecer os melhores produtos, com os melhores recursos, a preços mais acessíveis — é uma forma de manterem-se competitivos diante da concorrência.

Existem também softwares na nuvem, que são oferecidos como serviços, sem a necessidade de instalação. São mais baratos e podem mesmo ser mais seguros e eficientes que os softwares de instalação. 

3. Deixar o estoque desorganizado

É comum os estoques não usufruírem da limpeza adequada, porém, a gestão de estoque deve considerar a limpeza como algo fundamental para ter um bom funcionamento. Estoques sujos e desorganizados envolvem muitos riscos e aumentam as probabilidades de prejuízos. A localização dos produtos provavelmente ficará muito mais difícil e ainda prejudica a reposição dos produtos nos locais corretos.

A desorganização também favorece a ocorrência de furtos e o uso inadequado dos produtos, além de dificultar o inventário e contribuir para a proliferação de ratos e insetos, que podem causar doenças e danos aos itens estocados.

É fundamental cuidar da ventilação e iluminação do ambiente. As instalações devem seguir as normas de segurança a fim de evitar sinistros, como acidentes e incêndios. Equipamentos como empilhadeiras, guinchos e rebocadores devem ficar bem guardados e só devem ser operados por profissionais qualificados (mais adiante, falaremos sobre a importância de treinar a equipe de trabalho).

4. Não manter um relacionamento favorável com os fornecedores

Os fornecedores são indispensáveis para a empresa, pois sem eles não haverá produtos para comercializar. Uma boa relação ajuda a manter o estoque sempre suprido com os itens que não podem faltar. Constantemente pode surgir a necessidade de reposição emergencial e, caso a empresa não conte com um relacionamento salutar com os fornecedores, sairá perdendo com estoques vazios e sem condições de atender aos clientes.

Além disso, manter um clima agradável nas negociações ajuda na hora de conseguir melhores descontos, melhores produtos e até serviços mais personalizados. Algumas empresas do varejo já adotaram a prática de encarregar os fornecedores do controle de estoque, repondo os itens sempre que for necessário.

5. Manter produtos com baixa rotatividade

Quanto maior o giro de estoques, melhor para a empresa. Manter produtos parados representa deixar o capital de giro imobilizado por mais tempo. Para uma boa gestão de estoque, é preciso selecionar os produtos que têm mais saída, esforçar-se por manter a quantidade ideal deles no estoque e dispensar os produtos com baixa rotatividade.

Além de representar capital de giro estagnado, produtos sem rotatividade aumentam os custos de manutenção. Existem, na verdade, duas saídas diante dos produtos com baixa ou nenhuma rotatividade: uma delas é investir em estratégias de marketing para chamar a atenção do consumidor para eles com a finalidade de concretizar vendas e movimentar o capital. Outra é descartá-los do portfólio, fazendo promoções e oferecendo descontos para vender os que ainda restam em estoque.

Em suma, não é recomendável manter produtos com baixa rotatividade — é preciso fazê-los girar mais, deixar de comprá-los ou substituí-los por outros itens.

6. Permitir que os produtos mais importantes faltem

Da mesma forma que não se devem manter mercadorias com baixa rotatividade estocadas, não se pode permitir que os produtos com maior movimentação faltem no estoque. Quando o cliente procura os produtos e não encontra, a tendência é que vá procurar em outras lojas. Produtos que vendem muito são a base para aumentar os lucros da empresa.

Para o devido controle sobre esses itens, é importante definir a mínima quantidade possível a que eles podem chegar no estoque. Alcançada essa quantidade, inevitavelmente é preciso fazer pedidos para reposição. Essa estratégia, conhecida como Just In Time, indica o momento certo de realizar novas compras, evitando superlotar o estoque ou deixá-lo vazio.

7. Não oferecer treinamento adequado

Quem trabalha no estoque deve dispor de conhecimentos e habilidades suficientes para essa tarefa. Funcionários sem qualificação cometem muitos erros e, consequentemente, geram muitos prejuízos. O estoque envolve procedimentos como fazer compras, organizar os produtos, identificar itens, entre outros.

O ideal é delegar o trabalho para uma equipe preparada e fornecer ferramentas para que ela desenvolva seu trabalho com segurança e eficiência. É importante que esses profissionais saibam usar corretamente a tecnologia disponível para tirar o máximo proveito dela e não incorrer em acidentes.

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