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Aprenda como fazer um inventário de estoque seguindo estes 6 passos

Buscar ideias de como fazer um inventário de estoque otimizado é uma forma inteligente de garantir a eficiência em uma tarefa essencial para muitas empresas. Afinal, é a partir da contagem de produtos que muitas estratégias começam a ser desenvolvidas.

Basicamente, inventário significa conferir todos os itens e bens que uma empresa possui no seu estoque ou os que estão armazenados externamente, mas ainda pertencem à organização. Essa é uma forma de assegurar que todo o investimento seja contabilizado e aproveitado de maneira útil.

Para ajudar você a não errar na execução de uma tarefa tão importante, apresentaremos 6 dicas de como fazer um inventário de estoque na sua empresa. Acompanhe e boa leitura!

1. Defina o melhor momento para realizar o inventário

O inventário é realmente uma grande operação dentro de uma empresa. E essa grandiosidade deve ser considerada durante a construção do planejamento. Um dos pontos de análise é o melhor momento para a execução da contagem.

Muitos gestores acabam organizando vários detalhes, mas se esquecem de estudar e definir a melhor data para essa prática. Isso é um erro, pois, entre outros fatores, uma escolha inadequada para a realização do inventário pode resultar em contagens duplas — se no mesmo dia estiver ocorrendo um descarregamento ou carregamento de mercadorias, por exemplo. O prejuízo em um cenário assim é enorme.

É muito comum que grandes atacados e lojas fechem em dias de inventário — ou pelo menos em metade do expediente. Embora muitos enxerguem essa estratégia como algo arriscado, empresários desse ramo entendem que as consequências dos erros de contagem podem trazer muitos mais prejuízos em longo prazo.

Sendo assim, analise de forma inteligente o melhor momento para realizar o inventário e estude sobre a necessidade de paralisar ou não outras atividades nesse dia.

2. Separe os produtos por categoria

Categorizar os produtos significa separá-los de acordo com suas características ou mesmo por suas finalidades. Isso é importante, pois torna o processo mais eficiente e dinâmico, além de diminuir a taxa de erros.

Além disso, em um inventário você não realiza a contagem de forma aleatória, é preciso identificar e coletar anotações importantes, valores etc. Isso pode ser feito de maneira simples, sem a necessidade de uma separação complexa ou rebuscada. É possível realizar, por exemplo, uma categorização por estas finalidades:

  • limpeza;
  • construção;
  • manutenção;
  • produtos para cozinha;
  • enfeites;
  • alimentos;
  • automobilístico.

Para facilitar o trabalho e melhorar a operação, as categorias grandes podem ser divididas em subcategorias e assim sucessivamente, sempre buscando maior dinamismo e controle de falhas.

3. Organize os espaços físicos

Esse é mais um ponto no qual o grande impacto operacional de um inventário deve ser considerado. Para que a contagem seja realizada sem nenhum percalço e com a máxima eficiência, o ambiente físico deve estar condizente com o momento.

É preciso iniciar essa adaptação bem antes da data de inventário. Se for preciso, algumas áreas devem ser isoladas e as atividades remanejadas de maneira inteligente para não prejudicar a rotina de trabalho da empresa.

Feito isso, o próximo passo é a identificação dos espaços exclusivos para o inventário — isso é essencial, pois evita que funcionários de outros turnos “invadam” essas áreas. Em seguida, nomeie os lugares em que cada item deve ficar, sinalizando a tarefa de cada grupo de trabalho.

Nos espaços onde os produtos já se encontram, a identificação também é vital. Até porque, quando você etiqueta prateleiras e módulos, fica mais fácil o cruzamento de dados e a contagem dos produtos.

Além de tudo isso, é interessante que se enxergue no inventário uma oportunidade para organizar o ambiente físico da empresa e otimizá-lo operacionalmente. Essa ação traz benefícios que perdurarão após o inventário e serão ainda mais úteis em operações futuras.

4. Desenvolva um método de contagem

Desenvolver um método de contagem consiste em adaptar a atividade com as necessidades do estoque, a fim de facilitar o trabalho geral. Não é preciso lembrar que contar corretamente os produtos é um dos objetivos principais do inventário. Facilitar ao máximo essa tarefa é uma ótima maneira de garantir melhores resultados.

Uma das técnicas que podem ser aplicadas é a contagem em blocos, quando os produtos são separados em grupos, sendo considerado o número total de unidades em cada um deles. Por exemplo, pegar os valores de caixas fechadas e adicionar na contagem.

Porém, a maneira mais eficiente e recomendada é a contagem unitária: quando a conferência é feita individualmente, item por item. A precisão aqui é muito maior, embora o tempo de execução seja consideravelmente mais demorado.

Independentemente da forma escolhida, o ideal é que sejam feitas no mínimo duas recontagens. Também é importante que grupos diferentes façam isso, para que os dados sejam cruzados e o alcance de acertos seja maior.

5. Detalhe ao máximo os itens

Mesmo com a categorização, é essencial a máxima identificação dos itens. O intuito de categorizar é dinamizar o processo de contagem. Porém, você não pode correr o risco de contar a mesma mercadoria duas vezes ou de deixar algum item passar despercebido.

Sendo assim, é interessante que se faça o detalhamento dos produtos para que cada um se destaque de maneira diferente. Como mencionado, um equívoco assim pode apontar ruptura no sistema, mesmo que o produto esteja em estoque. Dentro da cadeia de suprimentos, essa falha afeta diversos processos.

6. Padronize os registros

A uniformidade das informações é o segredo para que o inventário traga os resultados esperados. Nesse sentido, é importante que todos os registros mantenham um padrão de preenchimento e repasse de dados.

O erro de muitas empresas é não focar na organização dessas etapas e deixar que cada equipe desenvolva o seu trabalho de forma aleatória. Esse tipo de gestão pode até facilitar a atividade de contagem, mas com certeza não é eficiente quando se trata de aproveitamento das informações.

O fato é que não existe um modelo ideal de registro. Cada empresa deve se adaptar à sua própria realidade. O gestor deve garantir que todos executem suas funções dentro de um único direcionamento e que repassem os dados de maneira uniforme e eficiente. Hoje, o melhor caminho é que essa etapa seja cumprida de maneira digital.

Enfim, essas foram algumas dicas de como fazer um inventário de estoque de forma eficaz. Como vimos, antes de qualquer ação prática, é preciso criar um planejamento que favoreça a dinamização e a otimização da contagem. Além disso, é importante treinar e preparar os colaboradores para que a atividade seja executada com excelência. Então, analise as dicas apresentadas e aumente a taxa de acertos nos próximos inventários da sua empresa.

Gostou do artigo? Que tal continuar se aprofundando no assunto e conferir o nosso texto sobre como o mapeamento de processos logísticos aumenta a produtividade?

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