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Metodologia 5s: o que você precisa saber para otimizar sua empresa?

19 de fevereiro de 2019
Gestão em logística

Seise, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shutsuke. Esses são os 5S que dão nome ao conceito. A metodologia 5S surgiu com o objetivo de promover a máxima qualidade por meio da organização, limpeza, padronização e disciplina — tudo isso com a ajuda de cinco “sensos” que funcionam como um roteiro para alcançar a qualidade total. 

O 5S foi criado logo após a Segunda Guerra Mundial, quando o Japão precisou se reconstruir das perdas drásticas causadas pela guerra. Não havia muitos recursos e, portanto, a reconstrução deveria ser feita de forma enxuta e sem desperdícios. Com essa metodologia, o país não apenas se reergueu, mas se desenvolveu tanto que hoje é uma potência mundial, já alcançando seus maiores concorrentes da época: a Europa e os Estados Unidos. 

Quer entender o que significa cada senso e como aplicar o conceito para aumentar o potencial da sua empresa? Continue lendo e saiba mais!

O que significam os 5S?

A metodologia 5S veio do chão de fábrica. As indústrias perceberam que para conseguir oferecer o máximo de qualidade, a produção tinha a obrigação de ser organizada e normatizada, e que todos os operadores tivessem disciplina. Aos poucos, o conceito se tornou uma cultura organizacional dentro das empresas japonesas. Os 5S podem ser entendidos da seguinte forma.

Senso de utilização (SEIRI)

É o primeiro pilar da metodologia 5S. Ele prega a ideia de que devemos apenas deixar no local de trabalho o que é realmente necessário. Sabe aquele armário cheio de documentos de anos atrás que ninguém utiliza mais e só ocupa espaço? Livre-se deles. Se não é necessário, deve ser descartado. 

Isso vale não apenas para documentos, mas também para máquinas, equipamentos, ferramentas e até arquivos eletrônicos. A ideia é não deixar o ambiente poluído de coisas que apenas ocupam espaço.

Senso de organização (SEITON)

Deixar o local de trabalho organizado é essencial para um desempenho otimizado, sem perdas de tempo. Esse senso permite que todos os objetos necessários estejam prontos para que as necessidades sejam atendidas de forma imediata. Se os materiais tiverem um local específico predeterminado, você nunca perderá tempo procurando o que precisa. Estará tudo ao alcance das mãos, e nada vai se perder.

Senso de limpeza (SEISO)

Uma coisa leva a outra. A limpeza é fundamental para um ambiente harmonioso e organizado, e ela é de responsabilidade de todos. Além da estética, a limpeza também ajuda na otimização das tarefas e no conforto durante o dia a dia. Esse senso também diz respeito ao aspecto de higiene pessoal, que deve estar em dia para que não haja atritos com os colegas de trabalho.

Senso de normatização (SEIKETSU)

Algo normatizado significa um ambiente com regras determinadas e que devem ser seguidas para manter as coisas em ordem e em sua máxima eficiência. Em primeiro lugar, a metodologia 5S propõe organização, limpeza e conscientização de utilização dos materiais. Agora é a hora de colocar em prática e transformar o senso em cultura da empresa, algo que seja parte da rotina e comum para todos os funcionários.

Senso de disciplina (SHITSUKE)

E para todos os fatores acima citados darem certo, a disciplina e a força de vontade são fundamentais. O último senso sugere que as pessoas precisam se autodisciplinar a uma rotina de limpeza e organização que só depende delas. A palavra que melhor explica esse senso é comprometimento — com o grupo com que trabalha e para a empresa que trabalha.

Como implantar a metodologia 5S na sua empresa?

Ainda que a empresa já tenha nascido com a metodologia 5S, não são todas as pessoas que têm entendimento ou proatividade de aplicá-la durante seu trabalho. Para isso, listamos algumas formas de fazer com que a implementação do 5S seja mais fácil.

Crie uma “comissão do 5S”

Selecionar alguns colaboradores que sejam motivadores e auditores da metodologia pode ser essencial para uma boa implementação. Essas pessoas precisam entender do que o 5S se trata, quais são seus benefícios e por que ele é tão importante para a empresa e para a qualidade de vida no trabalho. As pessoas devem ser comunicativas e se sentir responsáveis pela tarefa.

Avalie os gargalos

Baseados nos objetivos do 5S, a comissão selecionada precisa observar e entender quais são os gargalos e principais desperdícios (seja de energia, tempo ou materiais) do negócio, e como o conceito pode ajudar na solução dos problemas. 

Implemente os sensos

Os sensos devem ser implementados na ordem correta — e todos devem entender o porquê estão fazendo o que foi indicado. A comissão deve ajudar os outros colaboradores a enxergar como cada senso ajuda e aumenta a eficiência da equipe. Para transformar o 5S como parte da cultura organizacional, é preciso que todos participem e façam a sua parte.

Quais são os principais benefícios de implantar a metodologia 5S na sua empresa?

A metodologia 5S tem como objetivo principal trazer a qualidade e o aumento de potencial do negócio a partir da otimização de atividades e recursos. Sendo assim, os principais benefícios são os listados a seguir.

Maior organização

Um ambiente organizado deixa o espaço de trabalho mais confortável e melhora a qualidade de vida dos colaboradores. Com isso, eles rendem mais, melhoram seu desempenho e geram mais resultados para a empresa.

Sistematização dos processos

Processos sistematizados trazem o benefício da eficiência. Os sistemas ajudam na otimização de processos, tornando as atividades mais rápidas e assertivas, além de otimizarem também a utilização de recursos.

Redução de perdas

Quanto mais organizado e controlado um local de trabalho for, menores serão os erros. Não haverá perda na eficiência por um colaborador gastar muito tempo desempenhando certa atividade, não haverá perda de informações importantes e também as perdas de recursos diminuirão — visto que a metodologia 5S busca o consumo mais consciente dos insumos da empresa. 

Melhoria na segurança do trabalho

Ter um ambiente controlado, organizado e limpo, no qual o colaborador tem a consciência da importância do 5S, principalmente para funções com risco, como indústrias de materiais químicos ou processos com máquinas pesadas, por exemplo, é importantíssimo para evitar acidentes graves. A aplicação do 5S pode, muitas vezes, ser a responsável pela segurança do operador. 

Aplicar a metodologia 5S pode fazer com que sua empresa consiga melhorar sua eficiência, proporcionando um aumento na qualidade dos produtos ou serviços. Isso afetará indiretamente os clientes, que ficarão mais satisfeitos quando suas necessidades forem atendidas de forma rápida e com alta qualidade. No entanto, um ponto é de fundamental importância para que o 5S seja implementado com sucesso na sua empresa: o comprometimento deve começar a ser demonstrado pelo gestor, que deve ser exemplo para seus subordinados. 

Agora que você conhece a metodologia 5S, que tal aprender também sobre a metodologia lean six sigma e aumentar o potencial da sua empresa?

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