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O que é FIFO? Saiba como gerenciar os seus produtos com esse método

21 de maio de 2018
Gestão de Frotas

O conceito de First In, First Out (FIFO) está relacionado à logística de que o primeiro produto a entrar no armazém deve, também, ser o primeiro a sair dele. A técnica é usada, em geral, para evitar perdas por vencimento de mercadorias. No Brasil, alguns profissionais referem-se a ela como “primeiro que entra, primeiro que sai” (PEPS).

Usado para organizar estoques e cargas, o FIFO permite implementar filas de espera, fazendo com que os itens sejam colocados em linha e retirados por ordem de chegada. Trata-se de uma excelente tática quando o controle de estoque é essencial para garantir a validade da mercadoria.

Essa eficiência na gestão de estoque garante que as demais áreas da companhia trabalhem de forma harmônica. Assim, todos ganham com o FIFO — desde a operação até os resultados financeiros. Quer entender melhor as características e vantagens do sistema? A gente conta para você a seguir. Confira!

O que é o método First In First Out?

Sob o ponto de vista empresarial, os estoques podem ser definidos como o total de materiais e bens armazenados para posterior aplicação na linha de produção ou para revenda. Por esse motivo, o seu aproveitamento deve ser acompanhado de perto para evitar:

  • o desperdício de materiais;
  • o desabastecimento do estoque; e
  • a realização de compras em excesso.

Todos esses fatores resultam em custos elevados que impactam a operação de forma significativa. Assim, os gestores buscam alternativas para manter o equilíbrio no estoque. Um das formas de realizar esse monitoramento é chamada de FIFO (também conhecido como PEPS).

O seu funcionamento é baseado na data de entrada dos materiais no armazém, mantendo, assim, a ordem cronológica. Ou seja, o bem ou insumo que deu entrada primeiro tem a sua saída registrada antes dos demais.

Quais são as diferenças entre FIFO e LIFO?

Enquanto a manutenção da ordem cronológica é o fator mais importante no sistema FIFO, a sua contrapartida utiliza a ordem inversa. No método LIFO (Last In, First Out) a sugestão é que as últimas mercadorias recebidas no estoque sejam as primeiras a sair.

Esse fator faz com que o saldo do estoque seja avaliado de acordo com o valor dos últimos lotes recebidos. O seu uso é recomendado para proteger a empresa de variações na inflação e passa a refletir a tendência dos preços praticados no mercado.

Além disso, outro ganho ocorre com a precificação, pois a empresa considera os custos mais recentes e, geralmente, mais altos, o que leva a um reajuste dos preços de venda. Porém, quando os itens mais antigos e com custos menores são comercializados há uma aumento na lucratividade.

Para que essa prática seja bem sucedida, é necessário manter controles atualizados para que os preços cobrados ao consumidor ofereçam uma margem de lucro satisfatória. Como a ordem cronológica e a data de validade não são levadas consideração, esse método não é recomendado para o segmento de varejo que lida com produtos perecíveis.

Isso ocorre porque existe um alto risco de expiração enquanto os artigos se encontram no estoque, o que representa um prejuízo considerável para a empresa que se encontra nessa situação.

Quando utilizar o sistema FIFO?

Quando as empresas mantêm estoques para uso futuro, é necessário imobilizar uma parte considerável de seu capital para atender os clientes. Contudo, até mesmo a estimativa de demanda mais precisa não consegue prever o comportamento do mercado consumidor completamente.

Portanto, a acumulação de mercadorias visa evitar esse obstáculo, principalmente com relação aos preços. Já sabemos que os preços de produtos estão sujeitos a variações causados por fatores como:

  • crises econômicas;
  • mudanças no índice de inflação;
  • variação na relação entre oferta e demanda; e
  • número de fornecedores atuantes no mercado.

Até mesmo a oscilação de moedas estrangeiras pode impactar os produtos importados e, com isso, influenciar os preços nacionais.

Porém, com a contabilização baseada no método FIFO, os custos de aquisição são mantidos em patamares muito próximos dos valores atuais praticados pelo mercado. Essa é uma vantagem importante no momento de calcular o preço de venda baseado nos custeio e na margem de lucro esperada.

Por que utilizar esse método de controle de estoque?

De forma simplificada, o FIFO é um sistema que estabelece uma sequência lógica para a movimentação do estoque, independentemente do tipo de produto a ser armazenado. Com isso, ele garante a qualidade dos itens mantidos e a conservação de cada um deles.

Tal técnica faz isso enquanto assegura que o processo será suficientemente ágil e terá a disponibilidade necessária. Com ele, portanto, a gestão de estoque fica facilitada. Isso acontece porque se tem total controle do armazém e garante-se que ele esteja sempre atualizado.

E o melhor é que não há a necessidade de investimento: basta mudar o comportamento e a mentalidade da equipe, implementando a técnica.

Quais são as vantagens deste método?

O gerenciamento de estoques é uma atividade complexa e com grande valor estratégico para a organização. Por isso, é importante desenvolver uma cultura interna que preze pela sua organização e controle preciso.

Afinal, além de evitar o vencimento e a consequente perda de produtos no estoque, o sistema FIFO foi criado para otimizar outros fatores. Conheça-os a seguir:

Favorece o planejamento de estoque

O processo de abastecimento deve ser baseado em critérios que programem o abastecimento de acordo com a necessidade com o intuito de evitar a falta de mercadorias e o seu excedente. Isso ocorre porque ambas as situações são prejudiciais para o resultado financeiro.

Com o FIFO, o gestor tem certeza de que as mercadorias que foram recebidas há mais tempo terão a sua saída registrada primeiro.

Melhora o controle dos perecíveis

No varejo, a comercialização de alimentos está sujeita a sua deterioração ou a expiração. No primeiro caso, representado pela categoria de vegetais e frutas, os produtos estão em declínio desde a sua extração.

Já os alimentos industrializados possuem data de validade, ou seja, o sua venda e consumo não são permitidos após esse período. Esse é um cenário responsável por grandes perdas em supermercados, o que pode ser corrigido com a adoção da metodologia de estocagem correta.

Por fim, a técnica facilita a localização, a separação, as entradas e as saídas dos itens do armazém. É possível, assim, evitar que haja desperdícios de mercadorias ou erros de distribuição.

Aumenta a margem de lucro

Na prática, esse método de organização funciona por meio de filas, mantendo a ordens dos mais antigos para os mais novos. Isso quer dizer que o gestor tem condições de reduzir o tamanho do estoque e os custos estruturais.

Cada produto que sai cria, automaticamente, um pedido de reposição. Dessa forma, mantém-se o fluxo de mercadorias constante e diminui-se a necessidade de depósitos grandes. Com os custos de armazenamento reduzidos, o lucro é, então, ampliado.

Contribui para a identificação do giro de estoque

O controle do inventário, bem como da movimentação dos itens armazenados, é um dos indicadores mais importantes na gestão de materiais. O cálculo que revela a quantidade de vezes que o estoque de um produto foi renovado recebe o nome de giro de estoques.

Essa técnica ajuda a ter maior visibilidade sobre os itens que tem maior saída e aqueles que, ao contrário, ficam encalhados no armazém. Esse indicador é muito útil para as categorias de:

  • produtos perecíveis;
  • itens com risco de extravio;
  • artigos que têm obsolescência; e
  • produtos de alto valor agregado.

Facilita o processo de precificação

Um dos maiores desafios para o varejo é o cálculo dos preços de vendas dos produtos em estoque. Isso acontece porque o preço de aquisição dos lotes enviados pelos fornecedores pode apresentar variações que devem ser levadas em consideração.

A precificação torna-se um processo mais simples, pois os produtos não permanecem por longos períodos de tempo no armazém. Além disso, as eventuais discrepâncias entre os custos de entrada e preços de venda podem ser resolvidas com facilidade.

Tem compatibilidade com a legislação tributária

Atualmente, a Receita Federal do Brasil (RFB) também tem papel fiscalizador sobre os estoques mantidos pelas empresas. Por esse motivo, o método de apuração aceito é o FIFO para calcular os tributos, facilitando, assim, essa atividade para a companhia.

Desse modo, a sua empresa pode ser mantida em dia com as suas obrigações fiscais. Outra vantagem é que a maioria das empresas trabalha da mesma forma, o que significa ganho de tempo e melhora a sinergia entre fornecedores e clientes.

Favorece a modernização tecnológica

A modernização da gestão de armazenagem de uma empresa é um fator essencial para a conquista do seu sucesso e crescimento no mercado. A automação das atividades agiliza o trabalho e possibilita que a equipe se concentre no aspecto estratégico da operação.

O desempenho das tarefas também pode ser acompanhado por meio de relatórios de gestão que descrevem os principais indicadores e as suas respectivas metas organizacionais.

Desse modo, a técnica é compatível com a maior parte dos softwares e sistemas de controle utilizados no segmento. Com ela, itens que entram e saem do estoque seguem uma fila lógica, sendo que a baixa ocorre de forma automática. Além disso, inventário, transporte e estocagem ficam mais controlados. A redução de erros é, portanto, uma consequência natural.

O método FIFO fornece inúmeras possibilidades de melhoria e crescimento para as organizações que decidem implementá-los. Portanto, avalie a sua estratégia e o seu ramo de atuação para decidir como o estoque deve ser gerenciado para obter melhores resultados.

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